이번 달 Pro🤝Sight 세 줄 요약
1️⃣ 10년간 장기거래를 유지하던 A사가 과감하게 파트너사를 변경한 이유!
2️⃣ 파트너사 전환 전 반드시 준비해야 할 요소들! (feat. 운영현황, 표준화 등)💡
3️⃣ 체계적인 준비를 통해 운영 효율과 내부 만족도를 개선한 사연📫
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이번 달 Pro인Sight 부터 구매 관련 기사나 해외 매거진을 한눈에 볼 수 있도록 정리해 드릴 예정이에요! 자세한 내용은 아래 제목을 클릭해 주세요!
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많은 기업이 MRO 구매대행사를 사용하고 계실 텐데요. MRO는 단순한 물품 공급을 넘어 운영 효율, 비용 절감, 시스템 연계, 데이터 기반 관리 등 기업 운영 전반과 밀접하게 연결되는 영역이에요.
이러한 특성 때문에, 파트너를 선택할 때는 단순 가격 경쟁력보다는 장기적인 관점에서의 가치 제공이 중요한데요! 따라서 단순히 새 파트너를 도입하는 것이 아니라 전환 자체를 하나의 전략 프로젝트로 인식하고 철저히 준비해야 한다는 게 핵심이에요! 오늘은 MRO 운영의 핵심 요소를 개선하고자 새로운 파트너와의 협업을 선택한 A사의 사례를 통해 구매대행사 변경 시 어떤 준비가 필요한지 살펴보겠습니다. |
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10년간 지속적으로 특정 구매대행사와 거래하던 A사. 각기 다른 운영 방식과 잦은 담당자 교체, 시스템 정비 부족이 반복되며, MRO 운영은 점점 복잡해지고 비효율이 누적됐어요. 이로 인해 전체 프로세스가 불명확해지고, 잘못된 관행이 고착되면서 문제를 인식하기조차 어려운 상태였죠!
또한 A사는 수익 중심의 조직 구조 특성상, 직접적인 성과와 관련된 업무가 우선시되었고, 비용 관리에 해당하는 MRO는 상대적으로 관심 밖이었어요. 이로 인해 구매 기준이 명확하지 않고, 불필요한 구매가 반복되어 체계적인 비용 통제의 어려움이 있었어요. 이런 비효율을 해결하고 MRO 운영을 보다 체계적으로 관리하기 위해 A사는 과감히 새로운 파트너로의 전환을 선택했답니다! |
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✅ Point 1. 전환 리스크를 줄이기 위한 사전 설계와 실행 전략! |
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MRO 구매대행사를 변경할 때는 단순히 공급사를 바꾸는 것이 아니라 업무 프로세스, 시스템, 조직, 공급망까지 전반을 건드리는 복합적인 변화에요! 따라서 성공적인 전환을 위해서는 현황 진단, 리스크 분석, 안정화 계획 수립 등 정밀한 분석과 체계적인 준비가 필수랍니다.
A사는 초기 단계부터 운영 안정화에 중점을 두고 프로젝트를 설계했어요. 기존 구매대행사에서 발생하던 비효율과 프로세스 상의 한계를 면밀히 분석하고, 더욱 투명하고 효율적인 운영 체계를 구축하는 데 집중했죠.
- 프로젝트에 참여한 인력을 안정화 단계까지 재투입해 현장 혼선 최소화🧑💼
- 기존 핵심 공급사는 관계를 유지하되, 공급망 리스크 분산 설계🏭
- 정기적인 협업 간담회를 통해 현장과 지속적으로 소통👐
A사는 이처럼 전환 안정화에 사전·사후 지원을 모두 집중하여 서비스 런칭 후 단기간 내에 운영이 정상화될 수 있었습니다. 또한, 기존 대비 리드타임 단축 및 프로세스 투명성 향상 등에서 내부적으로 높은 만족도를 이끌어내기도 했죠! |
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✅ Point 2. 표준화된 구매 데이터 통합과 표준 체계 정립 |
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기존 대행사와 거래하던 시절, A사는 조직별로 별도의 DB를 운영하고 있어서 중복 코드가 발생했어요. 중복 코드는 단순히 데이터 정비의 문제뿐만 아니라 단가 이원화, 코드 등록 요청 반복 등 다양한 문제로 연결되었답니다. 표준화되지 않은 데이터는 구매 프로세스의 일관성을 떨어뜨리고, 비용 절감의 기회를 놓치게 되죠!
A사는 런칭 초기 단계부터 '구매 데이터 표준화' 작업을 핵심 과제로 설정하고, MRO 구매의 필수 기능을 보완하고자 MRO 운영 체계 기준을 재정립하였어요!
- 전사 통합 카탈로그 적용하여 전체 품목 체계 일원화🧰
- 현장에서 부족한 규격 직접 보완🛠️
- 샘플 제작 및 품평회를 통해 사용자의 요구와 품질 검증 병행🤔
이를 통해 A사는 기존에 드러나지 않았던 문제까지 파악할 수 있었고 표준화된 품목 체계와 카탈로그 기반 운영을 통해 프로세스의 가시성과 가격 투명성을 모두 확보할 수 있었어요. |
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✅ Point 3. 사용자 중심의 운영 체계 구축 |
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시스템에 다양한 기능이 있더라도, 사용자가 불편하면 그건 곧 비효율이죠. 기존에는 조직마다 프로세스가 제각기 운영되고 있었고 오프라인 업무가 존재해 확인이 늦어져 구매 요청(PR) 처리 지연과 품목 표준화 오류가 반복되고 있었어요. 오프라인 중심의 프로세스와 부서별 상이한 방식으로 인해, 불필요한 업무 부담과 리소스 낭비가 발생해 전반적인 효율성이 떨어졌죠.
더구나 A사는 매년 1,000명 이상의 신규 입사자, 배송지 수는 1,000곳이 넘었습니다. 이처럼 사용자와 현장이 자주 바뀌는 구조에서는 인사, 예산 등 주요 시스템과 정확한 인터페이스가 중요해요! 그렇지만 기존 구매대행사 시스템은 실제 사용률이 낮거나, 업무 흐름과 맞지 않은 기능이 무분별하게 연결되어 있었고, 그 결과 프로세스는 더욱 복잡해졌어요. 결국 업무 효율은 떨어지고, 자체 시스템 유지관리 비용만 계속 늘어나는 비효율이 발생하고 있었답니다!
A사는 구매대행사를 전환하면서 기존에 운영되던 불필요한 인터페이스와 시스템을 과감히 정리했어요. 실제 현장에서 자주 사용되고 실질적인 도움이 되는 핵심 기능들만 선별해 연동했죠.
- 불필요한 I/F 및 시스템은 통폐합하고 시스템 유지관리 효율화⚙️
- 유형별, 유관부서별 계산서 통합하여 프로세스 간소화⬇️
- 사용자 편의성을 위한 필수적인 시스템 I/F 및 기능 개발🖥️
그 결과, A사는 업무 프로세스를 약 70%까지 간소화했고, 불필요한 리소스는 줄이는 동시에 사용자 편의성을 높일 수 있었어요! 시스템 유지 관리 부담은 줄어들면서 업무 효율과 사용자 만족도 모두 향상되는 긍정적인 변화를 만들었답니다! |
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구매대행사 전환은 단순한 공급사 변경이 아니에요. 제대로 준비한다면, 조직의 구매 구조를 전략적으로 재정비하고 운영 효율을 극대화할 수 있는 기회가 된답니다. A사의 사례는, 전환의 복잡성과 리스크를 관리하면서도 실제 성과를 만들어낼 수 있다는 것을 보여주고 있어요. 이 사례를 통해 여러분의 구매 운영 환경을 돌아보고 더 나은 방향을 고민하는데 작은 인사이트가 되길 바랍니다!🙌 |
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구매 전문가가 되기 위한 그대들을 위한 코너
CPSM 시험에 나올 법한 문제를 풀어보는 구매 능력 고사!📝 |
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지난달 구매 능력 고사 정답 풀이📖
✅ 정답
(C) 최고경영진에게 비용절감 효과를 먼저 설득
📝 해설
(A) 업무 중복과 정보 단절을 해소할 수 있어서 적절한 접근
(B) 데이터를 주제별로 구조화하여 더 체계적이고 효율적인 공유 가능
(D) 가장 현실적인 접근으로 정보 흐름을 명확히 하고 협업 유도 가능 |
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이번 달 Pro인Sight 잘 보셨나요?👀
이번 호에서는 구매대행사 변경을 시도한 A사의 성공 사례를 알아보았습니다. 관련하여 문의사항이나 제안해 주실 내용이 있다면 언제든지 연락 주시기 바랍니다! |
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Pro인Sight를 통해 공유하고 싶은 이야기가 있다면 알려주세요!👄 |
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