(광고)구매담당자라면 누구나 한번쯤 했던 실수 TOP 5 (1편

(광고)구매담당자라면 누구나 한번쯤 했던 실수 TOP 5 (1편 - IT 장비)

2025. 7. 21.

(광고)구매담당자라면 누구나 한번쯤 했던 실수 TOP 5 (1편 - IT 장비)

이번 달 Pro🤝Sight 세 줄 요약

1️⃣ 비싸고 좋은 장비보다, 업무에 딱 맞는 장비가 더 효율적입니다.

2️⃣ 실사용자의 불편과 현장의 맥락을 먼저 듣고 확인하는 게 핵심입니다.

3️⃣ 결국 실패를 줄이는 건 스펙이 아니라, 소통과 준비 과정입니다.

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"이 글을 팀 막내에게 꼭 공유해주세요!"

구매팀으로 첫 발령을 받고 며칠 지나지 않아 IT 장비 구매 건을 맡게 되었다면, 혹시 이런 생각을 하고 계신가요?

"컴퓨터야 비싸고 좋은 걸로 사면 되는 거 아닌가?"
"사양서에 적힌 대로만 주문하면 끝이겠지?"
"A/S는 당연히 무상이겠지?"

하지만 현실은 생각보다 복잡하고, 작은 실수 하나가 회사 전체에 큰 파장을 일으킬 수 있습니다. 특히 IT 장비는 한 번 잘못 구매하면 교체하기도 어렵고, 그 피해는 회사가 온전히 떠안게 됩니다.

여러 회사 구매 담당자들로부터 들었던 대표적인 실수 사례들을 정리해보려합니다. 특히 신입 구매담당자나 총무부서에서 IT 장비를 처음 다뤄야 하는 분들에게 도움이 되고자 이 글을 쓰게 되었습니다.

IT 장비 구매는 단순한 물건 구입이 아닙니다. 직원들의 업무 효율성을 좌우하고, 회사의 생산성과 직결되는 중요한 업무입니다. 그런데 이런 중요한 업무에서 실수를 반복하다 보면 예산은 예산대로 낭비되고, 직원들의 불만은 쌓이고, 결국 구매 담당자인 당신이 모든 책임을 져야 하는 상황이 벌어집니다.

"설마 이런 걸 놓치는 구매담당자가 있다고?"

하지만 누군가에게 당연한 것이 또 누군가에겐 실수가 될 수 있더라고요! 그래서 혹시나 모를 이들을 위해, 각 항목별로 실수 사례, 현장 대응법, 실전 팁을 구체적으로 소개합니다.

🚨 실무에서 가장 자주 벌어지는 IT 장비 구매 실수 TOP 5

✅ 실수 1. 용도에 안 맞는 사양 선택

지난해 A사의 신입 구매담당자 김 과장은 "좋은 걸로 사면 되겠지"라는 생각으로 전 직원용 노트북을 고사양으로 주문했습니다. 게임용 그래픽카드가 들어간 200만 원짜리 노트북을 50대나 구매한 것이죠. 문제는 이 노트북들이 회계팀, 인사팀처럼 문서 작업만 하는 부서에 배정되었다는 점입니다.

결과적으로 1억 원 예산 중 5천만 원이 불필요하게 소모되었고, 정작 필요한 디자인팀과 개발팀 장비 예산은 모자라게 되었습니다. 더 큰 문제는 이 고사양 노트북들이 오히려 무겁고 발열이 심해서 직원들의 불만이 쏟아졌다는 점입니다.

이런 일이 벌어지는 이유는 명확합니다. 부서별, 직무별로 필요한 사양이 다르다는 점을 간과했기 때문입니다. 회계팀 직원에게는 안정적인 오피스 프로그램 구동이 가능한 수준이면 충분하지만, 영상 편집팀에게는 고성능 CPU와 대용량 메모리가 필수입니다.

가장 좋은 방법은 부서별 업무 특성을 정확히 파악하는 것입니다. 각 부서 팀장과 직접 미팅을 가져보세요. "어떤 프로그램을 주로 사용하시나요?", "동시에 몇 개의 프로그램을 켜놓고 작업하시나요?", "파일 크기는 보통 어느 정도인가요?" 같은 구체적인 질문을 던지면 됩니다.

이런 정보를 바탕으로 부서별 장비 가이드라인을 만들어두면, 앞으로 비슷한 구매 건이 들어왔을 때 훨씬 수월하게 처리할 수 있습니다. 사무직은 i5 CPU에 8GB 메모리, 디자인직은 i7 CPU에 16GB 메모리, 개발직은 i7 CPU에 32GB 메모리 이런 식으로 말이죠.

예시)

✅ 실수 2. 기존 장비와 호환성 문제

B사는 고성능 서버를 구매했는데, 막상 설치하려니 기존 서버랙 높이에 맞지 않았습니다. 새로 구매한 서버는 4U 높이였는데, 기존 랙에는 2U 공간밖에 남지 않았던 것이죠. 결국 서버랙을 새로 구매해야 했고, 서버실 전체 레이아웃을 재구성하는 데 2주가 걸렸습니다.

이런 호환성 문제는 사전에 충분히 예방할 수 있습니다. 가장 중요한 것은 현장 실사입니다. 장비를 구매하기 전에 직접 회의실, 서버실, 사무실을 돌아다니면서 기존 환경을 점검해보세요.

회의실에서는 어떤 케이블이 설치되어 있는지, 프로젝터는 어떤 입력 단자를 지원하는지 확인하고, 서버실에서는 랙의 높이와 깊이, 전원 용량을 측정해보세요. 책상 크기와 모니터 설치 공간도 미리 확인해둬야 합니다.

특히 운영체제 호환성은 더욱 중요합니다. C사에서는 리눅스 기반 개발 환경을 구축해야 했는데, 구매한 노트북의 무선랜 드라이버가 리눅스를 지원하지 않아서 모든 장비에 USB 무선랜 동글을 추가로 구매해야 했습니다. 이런 사소한 문제가 전체 프로젝트 일정을 2주나 지연시켰죠. 호환성 체크리스트를 만들어서 구매 전에 반드시 확인하는 습관을 들이는 건 어떨까요? 운영체제, 포트 타입, 전원 사양, 크기, 무게 등을 빠짐없이 점검하면 이런 실수를 크게 줄일 수 있습니다.

✅ 실수 3. A/S 조건과 응답 속도 미확인

D사의 구매담당자는 가격 경쟁력이 좋은 중소 브랜드 PC를 100대 주문했습니다. 가격도 저렴하고, 사양도 나쁘지 않았죠. 하지만 3개월 후 문제가 시작되었습니다.

먼저 5대가 동시에 고장났는데, A/S 신청을 했더니 '출장 서비스는 별도'라는 답변이 돌아왔습니다. 더 큰 문제는 수리 기간이었습니다. 부품을 해외에서 공수해야 한다며 3주를 기다리라고 했습니다.

결국 고장난 PC 5대 때문에 5명의 직원이 3주간 업무를 제대로 못했고, 임시로 사용할 PC를 렌탈해야 했습니다. 렌탈비만 해도 한 달에 50만 원이 들었죠. 무상 A/S라고 해서 안심했는데, 실제로는 무상인 건 수리비뿐이었고, 출장비, 대기 시간, 렌탈비 등 부대비용이 훨씬 많이 들었습니다.

이런 문제를 예방하려면 구매 전에 A/S 조건을 자세히 확인해야 합니다. 구체적인 서비스 내용을 문서로 받아보세요. 평균 응답 시간이 몇 시간인지, 출장비가 포함되어 있는지, 부품은 국내에 보유하고 있는지, 대체 장비를 제공하는지 등을 꼼꼼히 확인해야 합니다. 특히 핵심 업무에 사용되는 장비라면 SLA(서비스 수준 계약서)를 요청해서 대응 시간을 보장받는 것이 좋습니다.

또한, 중요한 장비의 경우 예비 장비를 확보해두는 것도 고려해보세요. 서버나 네트워크 장비처럼 고장 시 업무 전체가 중단되는 장비는 핫스왑이 가능한 예비 장비를 준비해두면 위험을 크게 줄일 수 있습니다.

✅ 실수 4. 납품과 설치 일정 미스매치

E사의 신규 프로젝트는 다음 달 1일 시작 예정이었습니다. 구매담당자는 여유를 두고 2주 전에 개발용 워크스테이션을 주문했습니다. 하지만 납품업체에서 갑자기 '해외 부품 수급 지연으로 한 달 후 납품 가능'이라고 연락이 왔습니다.

프로젝트 일정은 이미 확정되어 있었고, 고객사와의 약속도 되어 있었습니다. 결국 급하게 다른 업체에서 더 비싼 가격으로 장비를 구매해야 했고, 예산은 30% 초과되었습니다. 더 큰 문제는 급하게 구매한 장비가 기존 시스템과 호환이 잘 안 되어서 개발팀이 환경 설정하는 데 추가로 일주일이 걸렸다는 점입니다.

이런 일정 관리 실수는 치명적입니다. 장비 구매는 단순히 물건을 사는 것이 아니라, 전체 프로젝트의 한 부분이기 때문입니다. 일정이 꼬이면 모든 것이 도미노처럼 무너져버립니다.

일정 관리의 핵심은 충분한 여유 시간을 두는 것입니다. 프로젝트 시작일보다 최소 한 달 전에는 발주를 완료해야 하고, 납품일과 설치일, 테스트일을 모두 고려한 전체 일정표를 만들어야 합니다.

또한, 계약서에 납품 일정을 명확히 명시하고, 지연 시 위약금 조항을 넣는 것도 중요합니다. '○월 ○일까지 납품 완료. 지연 시 계약금의 10% 위약금 부과'처럼 구체적으로 적어두면 납품업체도 일정을 더 신중하게 관리하게 됩니다.

✅ 실수 5. 사용자 의견 미반영

F사의 구매담당자는 IT팀의 요청에 따라 최신 기계식 키보드를 전 직원용으로 구매했습니다. IT팀에서는 "타이핑감이 좋고 내구성이 뛰어나다"고 추천했죠. 하지만 막상 배포하고 나니 불만이 폭주했습니다.

기계식 키보드 특유의 클릭 소리가 너무 커서 사무실이 시끄럽다는 민원이 들어왔고, 특히 콜센터 직원들은 "통화 중에 키보드 소리가 고객에게 다 들린다"며 사비로 조용한 키보드를 따로 구매했습니다. 결국 전체 키보드의 70%가 창고에 쌓여있게 되었습니다.

이런 문제가 생기는 이유는 실제 사용자의 의견을 듣지 않고 구매를 진행했기 때문입니다. 아무리 성능이 좋고 가격이 저렴해도, 실제 사용자가 불편해하면 아무 의미가 없습니다. 가장 좋은 방법은 파일럿 테스트입니다. 대량 구매 전에 각 부서 대표 1~2명을 선정해서 2주 정도 테스트 해보세요. 그리고 구체적인 피드백을 받아보세요. "키보드 소리가 어떤가요?", "무게는 괜찮나요?", "하루 종일 사용해도 눈이 피로하지 않나요?"와 같은 질문을 던져보세요.

특히 간과하기 쉬운 것이 작업 환경입니다. 책상 크기, 의자 높이, 모니터 위치 등이 모두 장비 사용성에 영향을 미칩니다. G사에서는 모니터 스탠드 높이를 고려하지 않고 대형 모니터를 구매했는데, 기존 책상과 의자 높이에서는 목을 많이 들어야 해서 직원들이 목 디스크를 호소하는 일이 벌어졌습니다.

🧐 IT 장비 구매 전 최종 점검표 (예시)

✨ 마무리하며

IT 장비 구매는 단순한 소비가 아니라, 업무 효율성에 직접적인 영향을 미치는 중요한 결정입니다. 제대로 된 장비를 구매해야 업무가 원활하게 돌아가고, 직원들의 만족도를 높일 수 있죠. 그런데 이렇게 중요한 구매에서 실수를 반복하다 보면 예산이 낭비되고, 심지어 업무에 차질이 생길 수도 있습니다.

다행히도, 이런 문제를 한 번에 해결할 수 있는 방법이 있습니다. 바로, MRO 구매대행 서비스입니다. 여러분이 겪을 수 있는 구매 과정에서의 불편함이나 실수를 최소화해 주는 시스템입니다. 필요한 장비를 구입할 때, 사양부터 호환성, A/S 조건까지 철저히 검토하고 관리할 수 있어, 실수를 줄이고 불필요한 추가 비용도 방지할 수 있습니다.

장비가 늦게 오거나, 예상치 못한 호환성 문제로 고생하는 일이 더 이상 없도록 돕는 이 서비스는, 시간을 절약하면서도 필요한 장비를 제대로 확보하는 데 큰 도움이 됩니다. 무엇보다 중요한 건, 이렇게 하면 불필요한 스트레스에서 벗어나 더 중요한 업무에 집중할 수 있다는 점입니다. 장비 구매로 인한 실수를 줄이고, 업무를 방해받지 않도록 스마트한 구매를 시작해보세요. 큰 변화를 원한다면, 작은 점검과 준비에서 차이를 만들어낼 수 있습니다.