(광고) MRO 구매 개선으로 26억원 절감을 달성한 A사의 성공 포인트

2024. 9. 23.

성공하는 "MRO 구매 개선 프로젝트"는 무엇이 다를까?

성공과 실패를 가르는 차이, 숨겨진 성공 포인트 알아보기💡

⭐성공 포인트 3가지 Summary⭐

✅ 통합된 데이터 기반의 명확한 기준 (feat. 법인카드, 거래명세서 다나와😝)

✅ 프로세스 간소화 및 명확한 MRO 구매 정책 수립

✅ 실무자의 의지와 커뮤니케이션💬

많은 구매 담당자들이 매일 고민하는 제1의 업무 목표는 바로 "비용 절감"일 것입니다. 하지만 요즘 같은 시대에 추가적인 비용 절감을 이루는 건 하늘의 별 따기처럼 어렵다는 사실...⭐

이럴 때일수록 새로운 관점에서 비용 절감을 할 수 있는 방법을 찾아보는 게 좋을 텐데요. 오늘은 "MRO 구매 개선 프로젝트"로 비용 절감을 만들어냈던 사례를 통해 구매 담당자분들께 인사이트를 제공하고자 합니다. 기존의 방식으로는 해결되지 않았던 비용 절감의 어려움을 새로운 접근 방식으로 풀어낼 수 있는 기회가 되길 바랍니다!

통합된 데이터 기반의 명확한 기준⭐

🌚 AS-IS :
MRO 구매 기준 미비로 산재된 데이터 → MRO 통합 구매 데이터 無

🌞 TO-BE :
산재된 MRO 구매건을 데이터화하여 명확한 구매 범위 정의

MRO 구매를 제대로 하기 위해 가장 중요한 것은 통합된 구매 데이터를 기반으로 MRO 범위를 명확하게 정립하는 것입니다. 하지만 대부분의 기업은 MRO 품목의 다양성과 상대적으로 적은 구매 금액 때문에 관리하기가 쉽지 않죠.

A사의 경우도 마찬가지였습니다. A사는 법인카드 사용, 오프라인 구매 등 다양한 방식으로 MRO 품목을 구매하면서 통합된 MRO 구매 데이터를 별도로 관리하지 못하고 있었습니다. MRO 품목은 무엇이고, MRO 품목을 어디서 어떻게 구매해야 하는지 명확한 기준이 없었고, 이로 인해 분산된 구매 활동이 이루어지고 있었죠. 그 이유로 A사는 전체적인 MRO 구매 가시성이 불투명하여 실제 구매 규모를 정확히 파악하기 어려운 상황이었습니다.

이런 상황에서 프로젝트의 핵심은 A사의 구매 가시성을 확보하고, 데이터를 바탕으로 MRO의 기준을 수립하는 것이었습니다. 프로젝트 팀은 법인카드 내역, 거래명세서 등 산재해있던 데이터를 하나하나 직접 수집하고 데이터화하여, 통합된 MRO 구매 데이터를 만들어냈습니다. 그 결과, A사는 명확한 MRO 기준을 수립하고, 실제 사용자 입장에서 MRO 품목은 무엇인지, 구매 프로세스는 어떻게 개선해야 할지 구체적인 방향을 잡을 수 있었습니다.

이를 통해 A사의 MRO 범위는 예상했던 것보다 20배 이상 확대되었으며, 1년차에만 26억 원의 TCO(Total Cost of Ownership) 절감이라는 놀라운 성과를 달성할 수 있었습니다.

프로세스 간소화 및 명확한 MRO 구매 정책 수립⚖

🌚 AS-IS :
4개의 독립된 시스템을 사용, 21단계나 되는 구매 프로세스로 복잡하고 중복된 업무 처리 다수

🌞 TO-BE :
1개의 구매 시스템으로 통합, 12단계로 간소화, MRO 전용 구매 정책과 기준 수립

A사는 프로젝트 이전에는 발주 시스템, 비용 처리 시스템, 그룹웨어, ERP 시스템 등 총 4개의 독립된 시스템을 사용하여 구매 업무를 처리하고 있었습니다. 이로인해 구매 프로세스는 너무 복잡했고, 중복되는 업무 처리도 많았죠. 예를 들어 볼펜 한 자루 구매하려고 해도 발주 시스템에서 발주하고, 그룹웨어 및 ERP 시스템 에서 승인받는 등 총 21개의 단계의 프로세스를 거쳐야만 했습니다.

이러한 비효율성을 개선하기 위해 프로젝트 팀은 구매 프로세스를 하나의 시스템으로 통합하면서 구매 절차를 21단계에서 12단계로 간소화시켰습니다. 이를 통해 MRO 구매를 더 신속하고 간편하게 처리할 수 있게 되었습니다.

또한, A사는 MRO 구매 정책을 새로 수립했습니다. MRO 품목을 체계적으로 관리하기 위해 별도의 코드 채번 규정과 비용 처리 계정을 만들어 구매 전 과정을 데이터화하였습니다. 이와 함께 예외 상황을 최소화하고, 변경된 프로세스가 안정적으로 정착될 수 있게 모니터링도 하였습니다. 간소화된 구매 프로세스가 잘 정착할 수 있도록 정책적으로 뒷받침한 것이었죠.

실무자의 의지와 커뮤니케이션💬

🌚 AS-IS :
프로세스 변화에 대한 내부 직원들의 불편함, 관계가 끊어질 수 있다는 기존 공급사들의 불안감으로 불협화음

🌞 TO-BE :
사용자 설명회, 공급사 설명회, 간담회 등 사용자 참여를 위한 설득작업을 서비스 오픈 전후로 지속

마지막 포인트는 모든 일의 필수적이고, 기본이 되는 요소인데요! 바로 프로젝트 멤버들의 커뮤니케이션 능력입니다. 구매 프로세스 개선 과정은 내부 직원뿐만 아니라 기존 공급사와의 협업도 중요한 과정입니다. 그러나 대부분의 내부 직원과 기존 공급사 모두 프로세스 변경에 대한 불안감에 협업이 어려운 상황이 생기곤 합니다. 이때 필요한 건 프로젝트팀의 의지와 소통 노력입니다.

이런 문제에 선제적으로 대응하고자 프로젝트 팀은 설명회를 통해 내부 직원들에게 구매 개선 프로젝트의 목적과 기대효과에 대한 공감대를 형성했습니다. 또한 공급사를 대상으로도 설명회를 개최하여 그들의 협조를 이끌어내며 협력 관계를 강화했습니다.

이와 함께 프로젝트 과정에서 10여 개 부서, 약 80명에 가까운 A사 내부 직원들을 대상으로 심층 인터뷰를 진행했습니다. 다양한 이야기를 청취하며, 사업장별 특성을 반영한 맞춤형 구매 프로세스를 설계하는데 주력하였습니다. 이는 내부 직원들의 만족도를 높이는 데 중요한 역할을 하기도 했습니다.

프로세스 변경 후에는 지속적으로 사용자 간담회를 통해 불편 사항을 청취하고, 그에 맞춰 구매 시스템과 프로세스를 고도화하였습니다. 이러한 소통과 피드백은 프로젝트 성공의 핵심 요소로 작용하였습니다.

A사의 사례는 아이마켓코리아의 24년 노하우와 고객사의 변화하고자 하는 강력한 의지가 합쳐진 MRO 개선 프로젝트 성공 사례인데요! 아이마켓코리아는 이러한 성공 요인을 바탕으로 고객사의 MRO 도입을 지원하며, 지속적인 성장을 위해 최선을 다하고 있습니다. 개선 과정은 절대 쉽지 않지만 안정적으로 변화될 수 있다면 비용 절감과 효율성 향상까지 두 마리 토끼를 잡을 기회가 될 수 있을 것입니다.

이번 달 Pro인Sight 잘 보셨나요?

이번 호에서는 아이마켓코리아의 24년 경험을 통해 성공하는 MRO 구매 개선 프로젝트의 특징에 대해서 살펴보았습니다. 관련하여 추가 문의사항이나 제안해 주실 내용이 있다면 언제든지 연락 주시기 바랍니다!